Règlement grand-ducal du 18 janvier 2012 fixant les modalités du calcul et du remboursement des frais de personnel à charge de l’État pour les fonctionnaires communaux, les employés communaux et les salariés des communes qui continuent à intervenir dans l’enseignement fondamental suivant conventions établies par l’État avec les communes concernées

Au sens du présent règlement, sont désignés par les termes

1. ministre, le membre du Gouvernement ayant l’Éducation nationale dans ses attributions,
2. service, le service chargé de la gestion du personnel des écoles au sein du département ministériel ayant l’Éducation nationale dans ses attributions,
3. commune, indifféremment la commune ou le syndicat de communes.

Les chargés de cours bénéficiant d’un contrat à durée indéterminée auprès d’une commune ainsi que les fonctionnaires communaux, les employés communaux et les salariés des communes, en service auprès des écoles d’une commune au 15 septembre 2009, et remplissant les conditions de formation exigées pour l’une des carrières correspondantes au niveau des fonctionnaires de l’État, à savoir: pédagogue, psychologue, pédagogue curatif, orthophoniste, rééducateur en psychomotricité, ergothérapeute, assistant social, puériculteur, éducateur gradué, éducateur ou bibliothécaire-documentaliste, sont autorisés à intervenir dans l’enseignement fondamental suivant des conventions établies par l’État, représenté par le ministre, avec les communes concernées.

Les rémunérations du personnel faisant l’objet d’une convention avec la commune concernée sont à charge de l’Etat, sous réserve que cette participation de l’État ne peut dépasser ni le montant qui résulterait de l’application à ce même personnel de la législation applicable aux fonctionnaires et employés de l’État, ni le montant des frais de personnel réellement exposés par la commune.

**(1)** Ouverture du dossier personnel par l’État

Afin de permettre l’ouverture au niveau de l’État des dossiers personnels nécessaires pour déterminer le montant qui résulterait de l’application aux différents agents communaux figurant dans une convention conclue entre l’État et une commune des législations et réglementations applicables aux fonctionnaires et employés de l’État, la commune concernée fait parvenir au service avec chaque convention et pour chaque membre de son personnel qui y figure les pièces et documents suivants:

1. une feuille de renseignements dûment complétée et signée,
2. une copie ou un extrait de l’acte de naissance,
3. une copie de la carte d’identité,
4. une copie des certificats d’études et des diplômes ou de documents reconnus équivalents par le ministre compétent,
5. un certificat d’affiliation au Centre Commun de la Sécurité Sociale datant de moins de 30 jours,
6. une copie des certificats de travail du secteur public reprenant les périodes de travail et le degré d’occupation,
7. une copie de la fiche-carrière ainsi que des fiches-salaires depuis le 15 septembre 2009,
8. pour les chargés de cours: une copie du contrat de louage de service prouvant l’engagement à durée indéterminée auprès de la commune à l’échéance du 15 septembre 2009,
9. pour les fonctionnaires communaux, les employés communaux et les salariés des communes des carrières énumérées à l’article 2 ci-dessus: un certificat de la commune attestant qu’ils étaient en service auprès de la commune à l’échéance du 15 septembre 2009,

ainsi que, le cas échéant:

1. une copie de l’autorisation d’exercer la profession délivrée par le ministre ayant la santé dans ses attributions,
2. une copie des décisions documentant des congés sans traitement, pour travail à mi-temps ou parental,
3. une copie de la décision documentant la réussite à l’examen de carrière,
4. une demande en obtention de l’allocation de famille.

Après vérification par le service des pièces et documents énumérés ci-dessus permettant d’ouvrir un dossier personnel, une copie de ce dossier est transmise au membre du Gouvernement ayant la Fonction publique dans ses attributions. Ce dernier saisit l’Administration du personnel de l’État en vue d’établir la carrière et de calculer les rémunérations brutes dues depuis le 15 septembre 2009 suivant les dispositions légales et réglementaires applicables. Les résultats obtenus sont validés ensuite par le contrôleur financier auprès du département ministériel ayant la Fonction publique dans ses attributions.

Les résultats validés sont communiqués par la voie hiérarchique au ministre, qui les transmet aux communes concernées.

La détermination de la participation à charge de l’État se fait par référence aux calculs réalisés par l’Administration du personnel de l’État et validés par le contrôleur financier, conformément aux dispositions de l’article 3 ci-dessus.

Par dérogation à ce qui précède, le calcul des frais de personnel à charge de l’État prend en compte également, pour les fonctionnaires communaux et les employés communaux qui ont droit à l’application du régime de pension des fonctionnaires communaux, la contribution annuelle du montant des traitements et autres allocations computables pour la pension telle que cette contribution annuelle est définie à l’article 25, premier point, de la loi modifiée du 7 août 1912 concernant la création d’une caisse de prévoyance pour les fonctionnaires et employés des communes et établissements publics.

**(2)** Tenue à jour du dossier personnel par l’État

Les communes transmettent au service, dès qu’elles en disposent, les pièces et documents concernant un changement intervenu dans la situation des personnes figurant dans la convention et ayant un impact sur la rémunération brute.

Après vérification par le service de ces pièces et documents, une copie est transmise à l’Administration du personnel de l’État en vue d’appliquer les changements requis au niveau de la rémunération et de les faire valider par le contrôleur financier auprès du département ministériel ayant la Fonction publique dans ses attributions.

Le calcul des rémunérations est effectué mensuellement par l’Administration du personnel de l’État. Celle-ci communique d’office à chaque commune concernée pour tous les membres de son personnel ainsi que l’ensemble des résultats au service.

Le remboursement des frais de personnel se fait périodiquement sur base d’une demande de remboursement adressée par la commune au ministre.

En principe, la demande de remboursement couvre une période de trois mois et est à introduire au courant du mois immédiatement consécutif à la période de trois mois concernée. Le cas échéant, la demande pourra également comprendre les rectifications éventuelles ayant dû être effectuées au cours de la période en question pour des périodes antérieures.

La demande de remboursement se fonde, d’une part, sur les rémunérations mensuelles calculées par l’Administration du personnel de l’État conformément aux dispositions de l’article 4 ci-dessus pour chaque agent communal figurant dans une convention et, d’autre part, sur les rémunérations effectivement liquidées par la commune au bénéfice des agents concernés pendant les mois couverts par la demande.

Après vérification par le service, la part de l’État est liquidée dans les meilleurs délais au bénéfice de la commune créancière.

Le présent règlement sort ses effets à partir du début de l’année scolaire 2009/2010.

Notre Ministre de l’Éducation nationale et de la Formation professionnelle, Notre Ministre des Finances et Notre Ministre déléguée à la Fonction publique et à la Réforme administrative sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’exécution du présent règlement qui sera publié au Mémorial.