Règlement grand-ducal du 27 août 2013 relatif à l’utilisation des moyens électroniques dans les procédures de passation de marchés publics et les procédures d’attribution de contrats de concession

La publication des avis prévus au règlement grand-ducal d’exécution du 8 avril 2018 de la loi du 8 avril 2018 sur les marchés publics, est effectuée par voie électronique sur le portail des marchés publics visé à l’article 270 dudit règlement, dénommé, ci-après « le portail ».

Tous les avis concernant des marchés visés par la loi du 8 avril 2018 sur les marchés publics sont publiés sur le portail, y compris les concours dans le domaine des services.

Le portail répond aux exigences fixées dans les référentiels généraux de sécurité, d'interopérabilité et d'accessibilité prévus aux articles 196, 202, 241 et 247 du règlement grand-ducal d’exécution du 8 avril 2018 de la loi du 8 avril 2018 sur les marchés publics.

Le portail intègre une fonction de messagerie qui permet la communication et l’échange d’informations par des moyens de communication électroniques entre les pouvoirs adjudicateurs et entités adjudicatrices et les opérateurs qui se sont préalablement inscrits conformément à l’article 6, paragraphe 2.

La date et l’heure d’envoi et de réception ainsi que la teneur des communications et informations échangées sont consignées dans le fichier journal visé à l’article 18.

Les pouvoirs adjudicateurs et entités adjudicatrices encodent et publient leurs avis en ligne sur le portail. Pour les marchés exigeant une publication des avis au niveau européen, les pouvoirs adjudicateurs et les entités adjudicatrices transmettent les avis par l’intermédiaire du portail à l’Office des publications de l’Union européenne conformément aux dispositions du règlement grand-ducal d’exécution du 8 avril 2018 de la loi du 8 avril 2018 sur les marchés publics.

Pour les contrats de concession au sens de la loi du 3 juillet 2018 sur l’attribution des contrats de concession soumis à une publication des avis au niveau européen, les pouvoirs adjudicateurs et les entités adjudicatrices transmettent les avis à l’Office des publications de l’Union européenne par l’intermédiaire du portail.

(1) Les pouvoirs adjudicateurs et entités adjudicatrices mettent à disposition par voie électronique les documents de la soumission sur le portail conformément aux dispositions des annexes III et VII du règlement grand-ducal précité du 3 août 2009. Ces documents font foi dans le cadre de la procédure relative au marché public subséquent.

(2) Par exception, certains éléments sensibles ou confidentiels et qui figurent dans les documents de la soumission peuvent au besoin être transmis aux opérateurs économiques uniquement sur support papier. Il en est de même lorsque certains documents de la soumission sont inadaptés ou trop volumineux pour être téléchargés aisément par les opérateurs économiques.

(3) Les fichiers électroniques utilisés pour la transmission électronique sont mis en ligne par le pouvoir adjudicateur ou l'entité adjudicatrice dans un format largement disponible.

(4) La mise en ligne des documents de la soumission ne fait pas obstacle à la possibilité pour un opérateur économique de demander qu'il puisse retirer les documents de soumission sur support papier conformément à l'article 39 (2) du règlement grand-ducal précité du 3 août 2009.

Les pouvoirs adjudicateurs et entités adjudicatrices sont seuls responsables du contenu des avis publiés en matière de marchés publics et de contrats de concession sur le portail ou transmis par leurs soins par l’intermédiaire du portail aux organes de presse et à l’Office des publications de l’Union européenne. Ils sont de même seuls responsables du contenu des documents de marché et des documents de concession qu’ils publient sur le portail et des communications avec les opérateurs économiques.

(1) Aucune inscription ou identification n’est nécessaire pour consulter et télécharger les avis et les documents de marché ou de concession publiés sur le portail.

(2) L’échange de communications et la remise d’offres ou de demandes de participation au moyen du portail requièrent une inscription à la procédure de passation de marché ou d’attribution d’un contrat de concession. L’opérateur économique ou son représentant doit, pour s’inscrire, indiquer sa raison sociale ou son nom et son prénom ainsi qu’une adresse de courrier électronique valable. Les modalités de cette inscription sont réglées par voie de règlement ministériel.

(3) Une fois l’opérateur économique inscrit à une procédure de passation de marché ou d’attribution d’un contrat de concession par le biais du portail, les communications électroniques entre l’opérateur économique et le pouvoir adjudicateur ou l’entité adjudicatrice ont lieu exclusivement au moyen du portail.

Afin de permettre les communications avec les opérateurs économiques, chaque pouvoir adjudicateur et chaque entité adjudicatrice dispose sur le portail, pour chaque procédure, d’un registre des opérateurs économiques qui se sont inscrits en vue de communiquer avec les pouvoirs adjudicateurs et les entités adjudicatrices et d’un registre des opérateurs économiques qui ont remis une offre ou une demande de participation au moyen du portail.

Les documents de marché et les documents de concession peuvent être téléchargés jusqu’au moment de l’ouverture des offres ou jusqu’au moment fixé pour la remise des demandes de participation, à moins que ne soit stipulé un délai plus court dans l'avis. Les dispositions de l'article 39 du règlement grand-ducal d’exécution du 8 avril 2018 de la loi du 8 avril 2018 sur les marchés publics restent d'application.

La publication électronique sur le portail des avis, des documents de marché et des documents de concession n’engendre pas de frais à charge du pouvoir adjudicateur ou de l’entité adjudicatrice. Les frais liés à d’autres modes de publication incombent au pouvoir adjudicateur ou à l’entité adjudicatrice.

Le traitement des données à caractère personnel, au sens du règlement général sur la protection des données règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données), notamment celles visées aux articles 6 et 7 ainsi que d’autres données à caractère personnel collectées au moyen du portail, est réalisé :

1. er règlement grand-ducal d’exécution du 8 avril 2018 loi du 8 avril 2018
2. sous la responsabilité de chaque pouvoir adjudicateur ou entité adjudicatrice concerné, pour les finalités de l’administration des offres et des demandes de participation qui les concernent, la gestion des soumissions y relatives et des registres visés à l’article 7, ainsi que la communication avec les opérateurs économiques.

La remise électronique des offres ou des demandes de participation dans les procédures régies par les Livres II et III de la loi du 8 avril 2018 sur les marchés publics est réalisée exclusivement au moyen du portail.

Pour les marchés publics ne relevant pas des Livres II et III de la loi du 8 avril 2018 sur les marchés publics et pour les contrats de concession relevant de la loi du 3 juillet 2018 sur l’attribution des contrats de concession, les pouvoirs adjudicateurs et les entités adjudicatrices peuvent prescrire dans l’avis de marché ou dans l’avis de concession que les offres ou demandes de participation peuvent exclusivement être remises au moyen du portail, sans préjudice de la faculté de désigner, dans l’avis de marché ou dans l’avis de concession, des documents ou des pièces qui, par dérogation, sont à remettre en personne ou à transmettre par la voie postale ou au moyen d’un autre service de portage.

Les délais visés aux articles 47 et 48 du règlement grand-ducal d’exécution du 8 avril 2018 de la loi du 8 avril 2018 sur les marchés publics, qui portent sur les avis de marché publiés uniquement au niveau national, et les délais visés à l’article 38 de la loi du 3 juillet 2018 sur l’attribution de contrats de concession, qui portent sur les avis de concession simplifiés publiés uniquement au niveau national, commencent à courir à partir de la publication de l’avis sur le portail.

En cas de remise par voie électronique, l’offre est signée par l’opérateur économique au moyen d’une signature électronique.

Pour les procédures de marchés relevant des Livres II ou III de la loi du 8 avril 2018 sur les marchés publics, la signature électrique doit satisfaire aux exigences résultant des articles 202 et 247 du règlement grand-ducal d’exécution du 8 avril 2018 de la loi du 8 avril 2018 sur les marchés publics et du règlement ministériel y visé.

Pour les procédures marchés publics relevant du Livre Ier de la loi du 8 avril 2018 sur les marchés publics et pour les procédures d’attribution d’un contrat de concession régies par la loi du 3 juillet 2018 sur l’attribution des contrats de concession, la signature électronique doit satisfaire aux exigences du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE et aux décisions d’exécution de la Commission européenne prises sur le fondement de ce règlement et aux spécifications contenues dans le règlement ministériel visé à l’article 270 du règlement grand-ducal d’exécution du 8 avril 2018 de la loi du 8 avril 2018 sur les marchés publics.

Le dépôt des demandes de participation et des offres par voie électronique donne lieu à un accusé de réception mentionnant la date et l’heure de réception du portail, l’identité du déposant, la procédure dans le cadre de laquelle le dépôt a été effectué et le détail des documents déposés.

(1) Il appartient aux opérateurs économiques de s’assurer, avant toute remise au moyen du portail, que les fichiers électroniques ne soient pas endommagés ou corrompus ou porteurs de virus ou autres codes malveillants. De tels fichiers électroniques sont écartés lors de l’ouverture des offres ou des demandes de participation.

(2) L’opérateur économique qui effectue à la fois une transmission au moyen du portail, et, à titre de copie de sauvegarde, une transmission sur support physique, doit faire parvenir cette copie dans les délais impartis pour la remise des demandes de participation ou des offres. Pour être recevable, cette copie de sauvegarde doit être remise en tant qu’offre ou demande de participation conformément aux dispositions du règlement grand-ducal d’exécution du 8 avril 2018 de la loi du 8 avril 2018 sur les marchés publics et marquée avec la mention « copie de sauvegarde ».

La copie de sauvegarde est ouverte :

1. Lorsque les documents transmis au moyen du portail sont endommagés ou corrompus, en particulier lorsqu'un programme informatique malveillant est détecté, lors de la séance d’ouverture, dans les documents transmis par voie électronique, la trace du problème technique étant conservée.
2. Lorsqu’une demande de participation ou une offre a été transmise au moyen du portail et n’a pu être ouverte, sous réserve que la copie de sauvegarde soit parvenue dans les délais.

La copie de sauvegarde n’est valable que si elle respecte les dispositions du présent article et n’est ouverte que dans les deux cas susmentionnés. Si la copie de sauvegarde n’est pas valable ou n’a pas été ouverte, elle est détruite à l’issue de la procédure.

En cas de remise électronique de plusieurs offres ou de plusieurs demandes de participation par un même opérateur économique dans le cadre d’une procédure de mise en concurrence, seule l’offre ou la demande de participation remise le plus récemment est prise en considération. Les autres offres et demandes de participation sont détruites à l’issue de la procédure.

(1) L’article 55, paragraphe 2, dernière phrase, l’article 60, paragraphe 2, dernière phrase, et les articles 69, 70, 71, 73, 74, 76 et 77 du règlement grand-ducal d’exécution du 8 avril 2018 de la loi du 8 avril 2018 sur les marchés publics ne s’appliquent pas en cas de remise des offres ou demandes de participation au moyen du portail.

(2) Lorsque le pouvoir adjudicateur a désigné des documents ou des pièces qui doivent être remis en personne ou transmises par la voie postale ou au moyen d’un autre service de portage, la séance d’ouverture des offres se déroule conformément aux dispositions du règlement grand-ducal d’exécution du 8 avril 2018 de la loi du 8 avril 2018 sur les marchés publics.

(3) Lorsque, pour des raisons techniques, les offres et demandes de participation remises par voie électronique ne peuvent pas être ouvertes, l’ouverture est reportée sans que la date et l’heure limites pour la remise des offres et demandes de participation soient modifiées.

Un livre journal documente le fonctionnement du portail et le déroulement des procédures de mise en concurrence et de remise électronique des offres et des demandes de participation. Ce livre journal répond aux exigences de sécurité prescrites par la législation de l’Union européenne et par la législation et la réglementation nationales applicables en matière de protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel.

Le règlement grand-ducal du 3 août 2009 portant exécution de la loi modifiée du 25 juin 2009 sur les marchés publics et portant modification du seuil prévu à l'article 106 point 10° de la loi communale modifiée du 13 décembre est modifié comme suit:

1. Dans l'article 38, paragraphe (1) et paragraphe (4), les mots «site «internet»» sont remplacés par ceux de «portail des marchés publics».
2. Les pièces de la soumission sont délivrées jusqu'au jour et à l'heure fixés pour la remise des offres, à moins de disposition contraire dans les bordereaux ou les avis de marchés publics. Leur mise à disposition devra en tout état de cause être garantie au moins jusqu'à 7 jours avant la date fixée pour la remise des soumissions.

Notre Ministre du Développement durable et des Infrastructures, Notre Ministre de l'Intérieur et à la Grande Région et Notre Ministre de la Fonction publique et de la Réforme administrative sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent règlement qui sera publié au Mémorial.