Règlement grand-ducal du 4 septembre 2020 fixant les modalités et les matières de l’examen de fin de stage sanctionnant la formation spéciale en vue de l’admission définitive ainsi que de l’examen de promotion des différentes catégories de traitement auprès de l’Administration gouvernementale

Au sens du présent règlement, il y a lieu d’entendre par :

1. « candidat » : à la fois le fonctionnaire stagiaire appelé à suivre la formation spéciale et qui doit se soumettre à un examen de formation spéciale et le fonctionnaire appelé à suivre une formation préparatoire à l’examen de promotion et qui participe à l’examen de promotion ;
2. « formation de promotion » : la formation préparatoire à l’examen de promotion ;
3. « ministre » : ministre ayant l’Administration gouvernementale dans ses attributions.

La formation spéciale et la formation de promotion peuvent être organisées sous forme de :

1. cours présentiels ;
2. cours en ligne ;
3. études personnelles ;
4. cours alternant entre les méthodes visées aux points 1° à 3° ;
5. séances d’apprentissage accompagnées sur le lieu du travail ;
6. participation à des séminaires dans l’intérêt du service.

**(1)** Le temps de formation spéciale et de formation de promotion est considéré comme période d’activité de service.

**(2)** Une journée de formation, quelle que soit sa forme au sens de l’article 2, compte pour six heures de formation et est considérée comme une journée d’activité de service de huit heures.

Une demi-journée de formation, quelle que soit sa forme au sens de l’article 2, compte pour trois heures de formation et est considérée comme une demi-journée d’activité de service de quatre heures.

**(3)** Le chef d’administration assure que le candidat bénéficie pour le volet de la formation suivi sous forme d’études personnelles ou de cours en ligne d’une dispense de service considérée comme période d’activité de service équivalant au nombre d’heures associées à ce volet.

**(1)** La fréquentation des cours, séances d’apprentissage et séminaires visés à l’article 2 est obligatoire.

**(2)** Une liste de présence est établie par demi-journée de formation et est communiquée au président de la commission d’examen.

**(3)** Une dispense de la participation à une ou plusieurs formations prévues par le présent règlement peut être accordée au candidat par le ministre pour des raisons exceptionnelles dûment motivées, le chef d’administration entendu en son avis.

**(4)** Lorsque le candidat est absent lors d’une formation, il est tenu de transmettre au président de la commission d’examen au plus tard le jour ouvré suivant le début de son absence*, *un certificat indiquant la raison dûment justifiée de son absence.

En cas d’absence justifiée, le président de la commission d’examen en informe le chef d’administration dont relève le candidat qui doit lui permettre une nouvelle inscription à cette formation dans le cadre d’une prochaine session de formation lorsqu’il le souhaite.

Pour les stagiaires de la catégorie de traitement A, la durée de la formation spéciale est fixée à 60 heures. Le contenu des formations et le nombre d’heures de formation y afférents sont fixés comme suit :

**Partie I : Formation certifiée par une attestation de présence**

| **Formation** | **Durée de la formation** |
| --- | --- |
| Initiation aux missions et à l’organisation du département ministériel et de ses administrations | 12 heures |

**Partie II : Matières sanctionnées par un examen**

| **Matière** | **Durée de la formation** |
| --- | --- |
| **Organisation de l’État :**Structure de l’État et la répartition des compétences entre les différentes entitésPouvoir exécutif et le fonctionnement du Conseil de gouvernement Procédure législative | 12 heures |
| **Gestion publique et maturité organisationnelle :**Définition d’une organisation matureGestion des ressources humainesGestion de projetRelation administrative avec le citoyenMarchés publicsDigitalisation de l’État Protection des données Sécurité dans la Fonction publique | 21 heures |
| **Communication et compétences comportementales :**Parcours de développement en management Premier secours psychologique | 15 heures |

Pour les stagiaires de la catégorie de traitement B, la durée de la formation spéciale est fixée à 100 heures. Le contenu des formations et le nombre d’heures de formation y afférents sont fixés comme suit :

**Partie I : Formation certifiée par une attestation de présence**

| **Formation** | **Durée de la formation** |
| --- | --- |
| Initiation aux missions et à l’organisation du département ministériel et de ses administrations | 12 heures |

**Partie II : Matières sanctionnées par un examen**

| **Matière** | **Durée de la formation** |
| --- | --- |
| **Organisation de l’État :**Structure de l’État et la répartition des compétences entre les différentes entitésPouvoir exécutif et le fonctionnement du Conseil de gouvernement Procédure législative | 28 heures |
| **Gestion publique et maturité organisationnelle :**Définition d’une organisation matureGestion des ressources humainesGestion de projetRelation administrative avec le citoyenBudget et comptabilité de l’ÉtatDigitalisation de l’État Protection des données Sécurité de l’informationSécurité dans la Fonction publique | 42 heures |
| **Communication et compétences comportementales :**L’accueil du publicPremier secours psychologiqueOrganisation de son travail | 18 heures |

Pour les stagiaires de la catégorie de traitement C, la durée de la formation spéciale est fixée à 60 heures. Le contenu des formations et le nombre d’heures de formation y afférents sont fixés comme suit :

**Partie I : Formation certifiée par une attestation de présence **

| **Formation** | **Durée de la formation** |
| --- | --- |
| Initiation aux missions et à l’organisation du département ministériel et de ses administrations | 12 heures |

**Partie II : Matières sanctionnées par un examen**

| **Matière** | **Durée de la formation** |
| --- | --- |
| **Organisation de l’État :**Structure de l’État et la répartition des compétences entre les différentes entitésPouvoir exécutif et le fonctionnement du Conseil de gouvernement | 9 heures |
| **Gestion publique et maturité organisationnelle :**Définition d’une organisation matureGestion des ressources humainesGestion de projetRelation administrative avec le citoyenBudget et comptabilité de l’ÉtatDigitalisation de l’État Protection des données Sécurité de l’informationSécurité dans la Fonction publique | 18 heures |
| **Communication et compétences comportementales :**L’accueil du publicPremier secours psychologiqueOrganisation de son travail | 21 heures |

L’inscription du candidat à la formation spéciale est faite par le chef d’administration ou son délégué.

L’inscription du candidat à une matière de la formation spéciale vaut d’office, s’il y a lieu, inscription du candidat à l’épreuve d’examen concernée.

**(1)** La nature des sessions de formation qui donnent lieu à une épreuve d’examen, leurs modalités d’organisation et leurs horaires sont déterminés par le ministre.

La nature des sessions de formation certifiées par une attestation de présence, leurs modalités d’organisation et leurs horaires sont déterminés par le chef d’administration.

**(2)** Les stagiaires sont informés des modalités d’organisation, de l’horaire et du lieu de déroulement des sessions de formation par la voie appropriée.

**(1)** L’examen de fin de formation spéciale pour les catégories de traitement visées par le présent chapitre comprend pour chaque matière de la partie II des programmes de formation respectifs une épreuve écrite ou une épreuve standardisée effectuée par voie informatisée. Pour la catégorie de traitement A, il comprend également la rédaction et la présentation orale d’un travail de réflexion.

**(2)** L’examen de fin de formation spéciale est organisé conformément aux articles 19 et 20 du règlement grand-ducal modifié du 31 octobre 2018 portant organisation de la formation pendant le stage pour les fonctionnaires stagiaires de l’État et des établissements publics de l’État ainsi que du cycle de formation de début de carrière des employés de l’État.

**(3)** La fréquentation de la formation attestée par un certificat de présence est prise en compte au moment de l’arrêt du résultat final de l’examen de fin de formation spéciale par la commission d’examen.

En cas d’absence du certificat de présence, la note finale n’est pas communiquée au stagiaire et l’accomplissement de la formation attestée par un certificat de présence est appréciée par la commission d’examen dans le cadre du prochain arrêt du résultat final de l’examen de fin de formation spéciale.

Par dérogation à l’article 18 du règlement grand-ducal précité du 31 octobre 2018, est admissible à une épreuve de l’examen de fin de formation spéciale, le stagiaire qui a suivi l’intégralité de la formation concernée de la formation spéciale.

Par exception à l’alinéa 1er, le stagiaire est admissible à une épreuve de l’examen de fin de formation spéciale dans les cas visés à l’article 4, paragraphes 3 ou 4.

L’admissibilité à une épreuve de l’examen de fin de formation spéciale peut être prononcée, même si le stagiaire n’a pas encore passé l’examen de fin de formation générale à l’Institut national d’administration publique.

Par dérogation à l’article 19, paragraphe 8, du règlement grand-ducal précité du 31 octobre 2018, lorsque le stagiaire est absent lors d’une épreuve de l’examen de fin de formation spéciale, il est tenu de transmettre le certificat indiquant la raison dûment justifiée de son absence au président de la commission d’examen.

Par dérogation à l’article 20 du règlement grand-ducal précité du 31 octobre 2018, la commission d’examen est instituée par le ministre.

Le ministre organise les examens qui concernent les matières de la partie II des programmes de formation respectifs sous forme d’épreuves écrites, orales, pratiques ou informatisées.

Le travail de réflexion consiste en un travail d’analyse et de recherche sur un sujet en relation avec les attributions du département ministériel ou de l’administration d’affectation du stagiaire.

Le sujet du travail de réflexion choisi par le président de la commission d’examen, sa date de remise et sa date de présentation orale sont communiqués au stagiaire qui dispose d’un délai minimum de trois mois pour son élaboration.

Le travail de réflexion doit être rédigé sous forme dactylographiée et doit comprendre entre 40.000 et 60.000 caractères, espaces non compris.

L’appréciation du travail de réflexion est faite par au moins trois membres de la commission.

Le travail de réflexion est remis par le stagiaire au président de la commission d’examen et aux membres de la commission chargés de l’appréciation.

À la date fixée par le président, le stagiaire présente son travail de réflexion oralement et de façon succincte aux membres de la commission, qui le discutent avec le stagiaire.

Les notes du travail de réflexion sont communiquées par les membres de la commission au président qui en établit la note finale.

Pour les fonctionnaires de la catégorie de traitement B, la durée de la formation de promotion est fixée à 72 heures. Le contenu des formations et le nombre d’heures de formation y afférents sont fixés comme suit :

**Partie I : Formation certifiée par une attestation de présence **

| **Formation** | **Durée de la formation** |
| --- | --- |
| Initiation à la promotion | 12 heures |

**Partie II : Matières sanctionnées par un examen **

| **Matière** | **Durée de la formation** |
| --- | --- |
| **Compétences digitales :**4 modules de base : L’essentiel sur l’ordinateurL’essentiel sur le web et la communication Traitement de texte Tableur 3 modules au choix : Utiliser les bases de données Présentation Collaboration en ligne Sécurité informatique Traitement d’images | 30 heures |
| **Compétences linguistiques françaises** | 30 heures |

Pour les fonctionnaires de la catégorie de traitement C, la durée de la formation de promotion est fixée à 78 heures. Le contenu des formations et le nombre d’heures de formation y afférents sont fixés comme suit :

**Matières sanctionnées par un examen**

| **Matière** | **Durée de la formation** |
| --- | --- |
| **Formation de promotion :**Organisation du travailCompétences de communicationSécurité dans la Fonction publique | 18 heures |
| **Compétences digitales :**4 modules de base : L’essentiel sur l’ordinateurL’essentiel sur le web et la communication Traitement de texte Tableur | 30 heures |
| **Compétences linguistiques françaises :** | 30 heures |

L’inscription du fonctionnaire à une matière de la formation de promotion vaut d’office, s’il y a lieu, inscription du candidat à l’épreuve d’examen concernée.

Dans le contexte visé à l’alinéa 1er, l’article 3, paragraphe 2 du règlement grand-ducal modifié du 13 avril 1984 déterminant la procédure des commissions d’examen de l’examen de fin de formation spéciale pendant le stage et de l’examen de promotion dans les administrations et services de l’État n’est pas applicable.

La nature des sessions de formation, leurs modalités d’organisation, leurs horaires et leurs délais d’inscription qui doivent être d’au moins un mois sont déterminés par le ministre.

Les fonctionnaires inscrits sont informés des modalités d’organisation, de l’horaire et du lieu de déroulement des sessions de formation par la voie appropriée.

**(1)** L’examen de promotion pour les catégories de traitement visées par le présent chapitre porte sur les matières des programmes de formation respectifs sanctionnées par un examen et, pour la catégorie de traitement B, il comprend également la rédaction et la présentation orale d’un travail de promotion.

L’examen de promotion est organisé conformément aux dispositions du règlement grand-ducal modifié du 13 avril 1984 déterminant la procédure des commissions d’examen de l’examen de fin de formation spéciale pendant le stage et de l’examen de promotion dans les administrations et services de l’État et ont lieu devant une commission d’examen composée conformément aux dispositions du même règlement grand-ducal.

**(2)** Est admissible à une épreuve de l’examen de promotion, le fonctionnaire qui a suivi l’intégralité de la formation concernée de la formation de promotion.

Par dérogation à l’alinéa 1er, le fonctionnaire est admissible à une épreuve de l’examen de promotion sans avoir suivi l’intégralité de la formation concernée de la formation de promotion dans les cas visés à l’article 4, paragraphes 3 ou 4.

Les décisions d’admission à l’examen de promotion sont prises conformément aux dispositions du règlement grand-ducal modifié du 13 avril 1984 déterminant la procédure des commissions d’examen de l’examen de fin de formation spéciale pendant le stage et de l’examen de promotion dans les administrations et services de l’État.

Le ministre organise les examens qui concernent les matières des programmes de formation respectifs sanctionnées par un examen sous forme d’épreuves écrites, orales, pratiques ou informatiques.

Lorsque le fonctionnaire est absent lors d’une épreuve de l’examen de promotion, il est tenu de transmettre au président de la commission d’examen, au plus tard le jour ouvré suivant, un certificat indiquant la raison dûment justifiée de son absence. À défaut de certificat indiquant la raison dûment justifiée d’absence présenté dans le délai imparti, le fonctionnaire obtient d’office 0 point à cette épreuve de l’examen de promotion.

Le travail de promotion consiste en un travail d’analyse et de réflexion sur un sujet en relation avec les attributions du département ministériel du fonctionnaire.

Le sujet du travail de promotion choisi par le président de la commission d’examen, sa date de remise et sa date de présentation orale sont communiqués au fonctionnaire qui dispose d’un délai minimum de trois mois pour son élaboration.

Le travail de promotion doit être rédigé sous forme dactylographiée et doit comprendre entre 30.000 et 50.000 caractères, espaces non compris.

L’appréciation du travail de promotion est faite par au moins deux membres de la commission.

Le travail de réflexion est remis par le stagiaire au président de la commission d’examen et aux membres de la commission chargés de l’appréciation.

À la date fixée par le président, le fonctionnaire présente son travail de promotion oralement et de façon succincte aux membres de la commission, qui le discutent avec le fonctionnaire.

Les notes du travail de promotion sont communiquées par les membres de la commission au président de la commission qui en établit la note finale.

**(1)** Le maximum de points à attribuer s’élève pour chaque épreuve de l’examen de promotion à 60 points. Est considérée comme une note suffisante un nombre total de points supérieur ou égal à 30.

A réussi à l’examen de promotion le fonctionnaire qui a obtenu au moins les trois cinquièmes du nombre total des points pouvant être obtenus dans le cadre de cet examen et une note suffisante dans chacune des épreuves de l’examen de promotion.

A échoué à l’examen de promotion le fonctionnaire qui n’a pas obtenu au moins les trois cinquièmes du nombre total des points pouvant être obtenus dans le cadre de cet examen ou qui a obtenu une note insuffisante dans plus d’une épreuve de l’examen de promotion.

Est ajourné à une épreuve de l’examen de promotion le fonctionnaire qui a obtenu au moins les trois cinquièmes du nombre total des points pouvant être obtenus dans le cadre de cet examen et une seule note insuffisante dans l’épreuve de l’examen de promotion concernée.

A échoué à l’examen de promotion le fonctionnaire qui n’a pas obtenu une note suffisante dans l’épreuve dans laquelle il a été ajourné.

**(2)** La fréquentation de la formation attestée par un certificat de présence est prise en compte au moment de l’arrêt du résultat final de l’examen de promotion par la commission d’examen.

En cas d’absence du certificat de présence, la note finale n’est pas communiquée au candidat et l’accomplissement de la formation attestée par un certificat de présence est appréciée par la commission d’examen dans le cadre du prochain arrêt du résultat final de l’examen de promotion.

Le règlement grand-ducal modifié du 13 avril 1984 déterminant la procédure des commissions d’examen de l’examen de fin de formation spéciale pendant le stage et de l’examen de promotion dans les administrations et services de l’État est modifié comme suit :

1. er er
2. er Par dérogation à l’alinéa qui précède, la règle de la double correction des épreuves ne s’applique pas en cas d’épreuves standardisées effectuées par voie informatisée.
3. 1. ou par voie électronique à l’adresse personnelle du président sous pli fermé et avant
2. présentés jusqu’au début de l’épreuve concernée observé
3. L’alinéa 1er ne s’applique pas en cas d’épreuves standardisées effectuées par voie informatisée.
4. L’alinéa 1er ne s’applique pas en cas d’épreuves standardisées effectuées par voie informatisée.
5. Les alinéas 1er et 2 ne s’appliquent pas en cas d’épreuves standardisées effectuées par voie informatisée.

L’article 18 du règlement grand-ducal modifié du 31 octobre 2018 portant organisation de la formation pendant le stage pour les fonctionnaires stagiaires de l’État et des établissements publics de l’État ainsi que du cycle de formation de début de carrière des employés de l’État est remplacé comme suit :Art. 18.(1)Est admissible à l’examen de fin de formation spéciale, le stagiaire qui a suivi l’intégralité des formations de la formation spéciale prévues.(2)Par dérogation au paragraphe 1er, le stagiaire est admissible à l’examen de fin de formation spéciale :en cas de dispense de la participation à une ou plusieurs formations de la formation spéciale, accordée au stagiaire par le chef d’administration pour des raisons exceptionnelles dûment motivées ;en cas d’absence, lorsqu’elle est considérée comme justifiée par le président de la commission d’examen sur base d’un certificat qui lui a été transmis par le stagiaire au plus tard le jour ouvrable suivant le début de son absence.(3)L’admissibilité à l’examen de fin de formation spéciale peut être prononcée, même si le stagiaire n’a pas encore passé l’examen de fin de formation générale à l’Institut.

Le règlement grand-ducal modifié du 22 mars 2004 déterminant les conditions d’admission, de nomination et d’avancement du personnel des cadres de l’administration gouvernementale est abrogé.

Les stagiaires qui ont commencé la formation spéciale ou l’examen de fin de formation spéciale avant l’entrée en vigueur du présent règlement restent soumis au règlement grand-ducal modifié du 22 mars 2004 déterminant les conditions d’admission, de nomination et d’avancement du personnel des cadres de l’administration gouvernementale.

La référence au présent règlement se fait sous la forme suivante : « règlement grand-ducal du 4 septembre 2020 fixant les modalités et les matières de l’examen de fin de stage sanctionnant la formation spéciale en vue de l’admission définitive ainsi que de l’examen de promotion des différentes catégories de traitement auprès de l’Administration gouvernementale ».

Notre ministre ayant la Fonction publique dans ses attributions est chargé de l’exécution du présent règlement qui sera publié au Journal officiel du Grand-Duché de Luxembourg.