Loi du 14 septembre 2018 relative à une administration transparente et ouverte

(1) Les personnes physiques et les personnes morales ont un droit d’accès aux documents détenus par les administrations et services de l’État, les communes, les syndicats de communes, les établissements publics placés sous la tutelle de l’État ou sous la surveillance des communes ainsi que les personnes morales fournissant des services publics, dans la mesure où les documents sont relatifs à l’exercice d’une activité administrative. Elles ont également accès aux documents détenus par la Chambre des Députés, le Conseil d’État, l’Ombudsman, l’Ombudsman fir Kanner a Jugendlecher, le Centre pour l’égalité de traitement, la Cour des comptes, les autorités judiciaires et les Chambres professionnelles, qui sont relatifs à l’exercice d’une activité administrative.

Les administrations et services de l’État, les communes, les syndicats de communes, les établissements publics placés sous la tutelle de l’État ou sous la surveillance des communes ainsi que les personnes morales fournissant des services publics, la Chambre des Députés, le Conseil d’État, l’Ombudsman, l’Ombudsman fir Kanner a Jugendlecher, le Centre pour l’égalité de traitement, la Cour des comptes, les autorités judiciaires et les Chambres professionnelles fournissent aux journalistes professionnels au sens de l’article 3, point 6, de la loi modifiée du 8 juin 2004 sur la liberté d’expression dans les médias, ci-après « journalistes professionnels », un accès aux documents détenus relatifs à l’exercice d’une activité administrative et qui permettent aux journalistes professionnels de remplir leur mission d’intérêt général.

On entend par « document » toutes informations enregistrées sous quelque forme que ce soit, rédigées ou reçues et détenues par les organismes visés au présent paragraphe.

(2) Sont toutefois exclus du droit d’accès, les documents relatifs :

1. aux relations extérieures, à la sécurité du Grand-Duché de Luxembourg ou à l’ordre public ;
2. à la sécurité des personnes ou au respect de la vie privée ;
3. au déroulement des procédures engagées devant les instances juridictionnelles, extrajudiciaires ou disciplinaires ou d’opérations préliminaires à de telles procédures ;
4. à la prévention, à la recherche ou à la poursuite de faits punissables ;
5. à des droits de propriété intellectuelle ;
6. Règlement de la Chambre des Députés
7. er
8. er
9. er
10. à la confidentialité des délibérations du Gouvernement ou de la Chambre des Députés.

(3) Si une exception visée au paragraphe 2 s’applique à une partie des informations contenues dans un document, l’organisme peut néanmoins communiquer les autres informations contenues dans le document. Toute occultation est clairement précisée. Toutefois, l’accès est refusé si la version expurgée du document sollicité est trompeuse ou vide de sens, ou si la mise à disposition de ce qui reste du document est une charge manifestement déraisonnable pour l’organisme.

Les organismes visés à l’article 1er, paragraphe 1er, sont tenus de procéder à la publication des documents accessibles en vertu de la présente loi. Ces documents sont publiés moyennant les nouvelles technologies de l’information et de la communication. En cas de modification d’un document, la version publiée est mise à jour.

Sans préjudice d’autres dispositions légales qui règlent l’accès à des documents détenus par les organismes visés à l’article 1er, paragraphe 1er, ces derniers sont tenus de communiquer les documents qu’ils détiennent et qui sont accessibles en vertu de la présente loi, quel que soit leur support, à toute personne physique ou morale qui en fait la demande sans que celle-ci ne soit obligée de faire valoir un intérêt.

(1) La demande de communication d’un document doit revêtir une forme écrite. Elle doit être formulée de façon suffisamment précise et contenir les éléments permettant d’identifier un document. Les demandes peuvent être formulées librement ou sur base de formulaires types qui sont mis à la disposition du demandeur par les organismes visés à l’article 1er, paragraphe 1er.

(2) Pour les demandes formulées de manière trop générale, l’organisme sollicité invite le demandeur, au plus tard avant l’expiration du délai prévu à l’article 5, paragraphe 1er, alinéa 1er, à préciser sa demande d’information.

(3) L’organisme sollicité aide, dans les limites du raisonnable, le demandeur à identifier le document demandé.

(4) L’organisme sollicité répond à la demande de communication du demandeur par l’envoi d’un accusé de réception qui comprend des indications par rapport au délai de traitement estimé.

(1) Le document demandé est mis à la disposition du demandeur dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois qui suit la réception de la demande par l’organisme sollicité selon les modalités suivantes :

1. Sans préjudice des pouvoirs conférés par la loi communale modifiée du 13 décembre 1988 aux autorités communales, un règlement grand-ducal peut fixer une redevance à payer par le demandeur en cas de délivrance de copies d’un document. Cette redevance ne peut excéder le coût réel de reproduction.
2. er er
3. par la consultation sur place lorsque la reproduction nuit à la conservation du document ou n’est pas possible en raison de la nature du document demandé.

Le dépôt aux Archives nationales des documents accessibles aux termes de la présente loi ne fait pas obstacle au droit à communication.

(2) Le délai prévu au paragraphe 1er peut être prolongé d’un mois lorsque :

1. le volume et la complexité des documents demandés sont tels que le délai d’un mois ne peut être respecté ;
2. la demande est adressée à l’organisme qui ne détient pas le document ;
3. er
4. le document sollicité a fait l’objet d’un dépôt aux Archives nationales ;
5. l’organisme doit consulter un tiers.

Le demandeur est informé dès que possible, et, en tout état de cause, avant la fin du délai d’un mois, de toute prolongation du délai et des motifs de cette prolongation.

(3) Lorsque l’organisme sollicité demande au requérant de préciser la demande, conformément à l’article 4, paragraphe 2, le délai prévu à l’article 5, paragraphe 1er, alinéa 1er, est suspendu jusqu’à réception d’une demande libellée de manière suffisamment précise.

(4) À défaut de communication du document demandé dans le délai prévu au paragraphe 1er, alinéa 1er, ou le cas échéant dans le délai prévu au paragraphe 2, alinéa 1er, l’organisme est réputé avoir rejeté la demande.

Ne sont communicables qu’à la personne concernée les documents qui :

1. Si la demande porte sur un document qui contient également des données à caractère personnel d’autres personnes nommément désignées ou facilement identifiables, le document n’est communiqué à la personne à l’origine de la demande que s’il est possible pour les organismes visés à l’article 1er, paragraphe 1er, d’occulter ou de disjoindre, sans charge administrative excessive, les données personnelles des autres personnes concernées par ce document ou si celles-ci en donnent leur accord écrit.
2. Si la demande porte sur un document qui comporte également une appréciation ou un jugement de valeur sur d’autres personnes nommément désignées ou facilement identifiables, le document n’est communiqué à la personne à l’origine de la demande que s’il est possible pour les organismes visés à l’article 1er, paragraphe 1er, d’occulter ou de disjoindre, sans charge administrative excessive, les informations relatives aux autres personnes concernées par ce document ou si celles-ci en donnent leur accord écrit.
3. comportent une opinion communiquée à titre confidentiel à l’administration, à moins que le caractère confidentiel du document n’ait été levé par la personne qui est à l’origine du document.

La demande de communication peut être refusée si :

1. la demande concerne des documents en cours d’élaboration ou des documents inachevés ;
2. la demande porte sur un document qui est déjà publié ou qui a été réalisé à des fins de commercialisation ;
3. la demande est manifestement abusive par son nombre, son caractère systématique ou répétitif ;
4. la demande concerne des communications internes ;
5. nonobstant l’aide accordée par l’organisme sollicité, la demande reste trop vague pour permettre l’identification du document recherché.

Chaque organisme visé à l’article 1er, paragraphe 1er, désigne un agent chargé de la communication des documents.

Les décisions refusant de faire droit, en tout ou en partie, à une demande de communication d’un document sont susceptibles d’un recours en réformation devant le tribunal administratif.

Une Commission dite "Commission d’accès aux documents", établie auprès du Premier ministre, ministre d’État, est chargée de veiller au respect du droit d’accès aux documents dans les conditions prévues par la présente loi. Elle conseille les organismes visés à l’article 1er, paragraphe 1er, sur toutes les questions relatives à l’application de la présente loi. Elle établit un rapport annuel.

(1) Toute personne qui se voit opposer une décision refusant de faire droit, en tout ou en partie, à sa demande de communication d’un document peut saisir par écrit dans le mois de la notification de la décision la Commission d’accès aux documents pour avis.

À la lettre de saisine doit être jointe la décision de refus de communication du document demandé.

(2) La Commission d’accès aux documents communique son avis au demandeur et à l’organisme concerné dans les deux mois de la saisine.

(3) Lorsque la Commission d’accès aux documents est d’avis que le document sollicité est communicable, et si l’organisme décide de suivre l’avis de la Commission d’accès aux documents, il est tenu de communiquer le document demandé dans un délai d’un mois à partir de la réception de l’avis de la Commission d’accès aux documents. En cas d’absence de communication du document sollicité dans le délai d’un mois, l’organisme est réputé avoir rejeté la demande. Ce refus est susceptible d’un recours en réformation à introduire dans un délai de trois mois devant le Tribunal administratif.

(4) Lorsque la Commission d’accès aux documents est d’avis que le document sollicité n’est pas communicable, l’organisme est tenu de confirmer son refus de communiquer le document dans le délai d’un mois à partir de la réception de l’avis de la Commission d’accès aux documents. Le délai du recours en réformation commence à courir à partir de la notification de la décision de confirmation du refus par l’organisme. Lorsque l’organisme ne prend pas de décision de confirmation du refus, le délai du recours en réformation commence à courir à l’expiration du délai d’un mois à partir de la date de la réception de l’avis de la Commission d’accès aux documents.

(1) La Commission d’accès aux documents est composée de cinq membres effectifs dont un magistrat, un représentant du Premier ministre, ministre d’État, un représentant de la Commission nationale pour la protection des données, un représentant du Syndicat des villes et communes luxembourgeoises et un représentant du Service information et presse du Gouvernement. Pour chaque membre effectif de la commission, deux membres suppléants sont nommés, à choisir selon les mêmes critères que le membre effectif qu’ils ont vocation à remplacer en cas d’empêchement. Les membres effectifs et les membres suppléants de la Commission d’accès aux documents sont nommés pour une durée de quatre ans par le Grand-Duc sur proposition du Premier ministre, ministre d’État. La présidence est assurée par le magistrat.

(2) Les organismes visés à l’article 1er, paragraphe 1er, qui sont mis en cause sont tenus de communiquer à la Commission d’accès aux documents, dans le délai prescrit par cette dernière, tous les éléments de droit et de fait qui ont motivé leur décision de refus ainsi que le document sollicité par le demandeur, nonobstant toute règle de confidentialité ou de secret professionnel leur étant applicable le cas échéant.

La Commission d’accès aux documents prend toutes les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité des documents transmis.

Hormis les exceptions prévues par ou en vertu d’une loi, les membres de la Commission d’accès aux documents ainsi que les agents assurant le secrétariat de la Commission d’accès aux documents sont tenus de garder le secret des informations confidentielles reçues dans ou à l’occasion de l’exercice de leurs fonctions, sous peine des sanctions prévues à l’article 458 du Code pénal.

Le présent paragraphe s’applique sans préjudice de la législation applicable aux pièces classifiées.

La Commission d’accès aux documents peut convoquer un représentant de l’organisme concerné aux fins de recueillir des explications sur le document sollicité.

(3) La Commission d’accès aux documents ne délibère valablement que si la majorité de ses membres est présente. Les avis sont adoptés à la majorité des suffrages exprimés. En cas de partage des voix, celle du Président est prépondérante.

Un règlement d’ordre intérieur fixe les modalités de fonctionnement de la Commission d’accès aux documents.

(4) Les frais de fonctionnement de la Commission d’accès aux documents sont à charge du budget de l’État.

(5) Les membres de la Commission d’accès aux documents touchent une indemnité à fixer par règlement grand-ducal.

Pour les documents qui ont été créés avant l’entrée en vigueur de la présente loi, l’obligation de publication visée à l’article 2 ne s’applique pas.

La durée de la première nomination de membres suppléants est limitée à la durée du mandat restant à courir des membres effectifs en exercice.

La présente loi entre en vigueur le premier jour du troisième mois qui suit sa publication au Journal officiel du Grand-Duché de Luxembourg.