Loi du 13 janvier 2019 instituant un Registre des bénéficiaires effectifs

Pour l’application de la présente loi on entend par :

1. « Registre des bénéficiaires effectifs » : le fichier dans lequel sont conservées les informations sur les bénéficiaires effectifs ;
2. « gestionnaire » : le groupement d’intérêt économique Luxembourg Business Registers ;
3. er loi modifiée du 12 novembre 2004
4. er loi modifiée du 19 décembre 2002
5. 1. le procureur général d’État, les procureurs d’État ainsi que les membres de leurs parquets ;
6. les juges d’instruction ;
7. la cellule de renseignement financier ;
8. Code de procédure pénale
9. la Commission de surveillance du secteur financier ;
10. le Commissariat aux assurances ;
11. l’Administration de l’enregistrement, des domaines et de la TVA ;
12. l’Administration des douanes et accises ;
13. le Service de renseignement de l’État ;
14. l’Administration des contributions directes ;
15. le Ministère des affaires étrangères et européennes dans le cadre de ses compétences spécifiques en matière de lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme ;
16. le Ministère des finances dans le cadre de ses compétences spécifiques en matière de lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme ;
17. l’Office du contrôle des exportations, importations et du transit ;
18. loi modifiée du 12 novembre 2004

Il est établi sous l'autorité du ministre ayant la Justice dans ses attributions un registre dénommé « Registre des bénéficiaires effectifs », en abrégé « RBE », qui a pour finalités la conservation et la mise à disposition des informations sur les bénéficiaires effectifs des entités immatriculées.

(1) Les informations suivantes sur les bénéficiaires effectifs des entités immatriculées doivent être inscrites et conservées dans le Registre des bénéficiaires effectifs :

1. le nom ;
2. le(s) prénom(s) ;
3. la (ou les) nationalité(s) ;
4. le jour de naissance ;
5. le mois de naissance ;
6. l’année de naissance ;
7. le lieu de naissance ;
8. le pays de résidence ;
9. 1. loi modifiée du 25 juillet 2002
10. pour les adresses à l’étranger : la localité, la rue et le numéro d’immeuble à l’étranger, le code postal et le pays ;
11. loi modifiée du 19 juin 2013
12. pour les personnes non résidentes non inscrites au Registre National des Personnes Physiques : un numéro d’identification étranger ;
13. la nature des intérêts effectifs détenus ;
14. l’étendue des intérêts effectifs détenus.

(2) Par exception au paragraphe 1er, les sociétés dont les titres sont admis à la négociation sur un marché réglementé au Grand-Duché de Luxembourg ou dans un autre État partie à l’accord sur l’Espace économique européen ou dans un autre pays tiers imposant des obligations reconnues comme équivalentes par la Commission européenne au sens de la directive 2004/109/CE du Parlement européen et du Conseil du 15 décembre 2004 sur l'harmonisation des obligations de transparence concernant l'information sur les émetteurs dont les valeurs mobilières sont admises à la négociation sur un marché réglementé et modifiant la directive 2001/34/CE inscrivent uniquement le nom du marché réglementé sur lequel leurs titres sont admis à la négociation.

(1) L’inscription des informations visées à l’article 3 et de leurs modifications doit être demandée par l’entité immatriculée ou par son mandataire, dans le délai d’un mois à compter du moment où l’entité immatriculée a pris connaissance ou aurait dû prendre connaissance de l’événement qui rend nécessaire l’inscription ou sa modification. Le notaire, rédacteur de l’acte constitutif ou de tout acte modificatif de l’entité immatriculée peut également demander l’inscription des informations visées à l’article 3 et leurs modifications.

(2) Les informations visées à l’article 3 doivent être adéquates, exactes et actuelles.

(3) La demande d’inscription des informations visées à l’article 3 et de leurs modifications comprend les pièces justificatives qui sont fixées par règlement grand-ducal.

(1) Le ministre ayant la Justice dans ses attributions a la qualité de responsable du traitement au sens du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).

(2) Le gestionnaire est chargé de l’inscription, de la sauvegarde, de la gestion administrative et de la mise à disposition des informations sur les bénéficiaires effectifs conformément aux dispositions de la présente loi.

Le gestionnaire a la qualité de sous-traitant du fichier au sens du règlement (UE) 2016/679 précité.

(3) Sans préjudice des autres voies de communication prévues par la présente loi, toute communication entre le gestionnaire et l’entité immatriculée se fait par voie électronique sécurisée laissant une trace de l’envoi.

(4) Le gestionnaire n’est pas responsable du contenu de l’information inscrite.

(5) Le gestionnaire peut inscrire les informations sur les bénéficiaires effectifs d’une entité immatriculée dans le Registre des bénéficiaires effectifs à la demande et pour compte de l’entité immatriculée.

(6) Le Centre des technologies de l’information de l’État est chargé de la gestion informatique du fichier au sens du règlement (UE) 2016/679 précité.

(7) Le Centre des technologies de l’information de l’État a également la qualité de sous-traitant du fichier au sens du règlement (UE) 2016/679 précité.

(1) La demande d’inscription visée à l’article 4, paragraphes 1er et 3, s’effectue par voie électronique sur le site internet du gestionnaire selon des modalités à fixer par règlement grand-ducal.

(2) Le gestionnaire est tenu de procéder aux inscriptions prescrites par la loi dans un délai de trois jours ouvrables suivant le dépôt de la demande d’inscription visée à l’article 4, paragraphes 1er et 3.

(1) Le gestionnaire refuse toute demande d’inscription incomplète ou non conforme aux dispositions légales et réglementaires. Le gestionnaire refuse également d’inscrire ou de modifier les informations qui ne correspondent pas aux pièces justificatives.

En cas de refus de la demande d’inscription par le gestionnaire pour une des raisons visées à l’alinéa précédent, le gestionnaire demande à l’entité immatriculée concernée ou, le cas échéant, à son mandataire de régulariser sa demande en complétant, en modifiant ou en retirant les informations faisant l’objet de la demande de l’entité immatriculée, ou en introduisant les pièces justificatives requises.

L’entité immatriculée concernée dispose d’un délai de quinze jours à compter de la date d’émission de la demande de régularisation du gestionnaire pour s’y conformer.

(2) Si la demande n’est toujours pas conforme aux dispositions légales et réglementaires ou si les informations ou pièces justificatives manquantes n’ont toujours pas été fournies dans le délai visé au paragraphe 1er, alinéa 3, le gestionnaire notifie à l’entité immatriculée concernée son refus d’inscription. Le refus doit être motivé. Il doit mentionner la possibilité pour l’entité immatriculée de former un recours juridictionnel en lui indiquant le juge compétent, la procédure à respecter et le délai.

Les notifications sont opérées par le gestionnaire par envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception.

(3) Un recours contre la décision d’inscription ou de refus d’inscription est ouvert à toute personne intéressée. Le recours est porté devant le magistrat présidant la chambre du tribunal d’arrondissement siégeant en matière commerciale pour les commerçants et devant le président du tribunal d’arrondissement siégeant en matière civile pour les personnes visées à l’article 1er, points 6°, 7°, 8°, 10° et 11°, de la loi modifiée du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises.

L’action est introduite et jugée comme en matière de référé conformément aux articles 934 à 940 du Nouveau Code de procédure civile.

(4) Toute décision coulée en force de chose jugée ordonnant une inscription ou une modification d’une inscription est exécutée par le gestionnaire.

En cas de confirmation du refus d’inscription du gestionnaire par une décision coulée en force de chose jugée, l’entité immatriculée concernée dispose d’un délai de quinze jours à compter de la signification de la décision afin de conformer sa demande à la loi ou de fournir les informations manquantes.

À défaut pour l’entité immatriculée de conformer sa demande aux dispositions légales et réglementaires ou de fournir les informations manquantes, le gestionnaire transmet le dossier de l’entité immatriculée concernée au procureur d’État.

(1) Toute personne disposant d’un accès aux informations du Registre des bénéficiaires effectifs en application de l’article 11 ainsi que tout professionnel sont tenus d’informer le gestionnaire dès qu’ils constatent soit l’existence de données erronées ou le défaut de tout ou partie des données dans le Registre des bénéficiaires effectifs, soit le défaut d’une inscription, d’une modification ou d’une radiation, dans un délai de trente jours à partir de cette constatation.

(2) La procédure de l’article 9 est applicable.

(3) Pendant la durée de la procédure de l’article 9, une mention spécifique relative à la constatation visée au paragraphe 1er est portée par le gestionnaire dans le Registre des bénéficiaires effectifs.

(1) Dans les cas visés à l’article 8, paragraphe 1er, le gestionnaire adresse par lettre simple une demande de fourniture ou de mise à jour des informations inscrites aux entités immatriculées.

(2) Outre les cas visés à l’article 8, paragraphe 1er, le gestionnaire peut adresser par lettre simple une demande de fourniture ou de mise à jour des informations inscrites aux entités immatriculées.

(3) Les entités immatriculées concernées par une demande du gestionnaire au sens des paragraphes 1er ou 2 doivent vérifier leurs inscriptions et répondre au gestionnaire, selon une procédure fixée par le gestionnaire.

(4) À défaut de réponse dans un délai de trente jours à compter de la date d’envoi de la demande du gestionnaire à l’entité immatriculée, le gestionnaire transmet le dossier de l’entité immatriculée concernée au procureur d’État.

(1) Les informations visées à l’article 3 ainsi que les demandes d’inscription sont conservées par le Registre des bénéficiaires effectifs pendant cinq ans après la date de la radiation de l’entité immatriculée du Registre de commerce et des sociétés.

(2) Les pièces justificatives visées à l’article 4, paragraphe 3, sont conservées par le Registre des bénéficiaires effectifs pendant cinq ans.

(1) Dans l’exercice de leurs missions, les autorités nationales ont accès aux informations visées à l’article 3.

(2) Les modalités de mise en œuvre concernant l’octroi des accès des autorités nationales sont fixées par règlement grand-ducal.

L’accès aux informations visées à l’article 3, paragraphe 1er, points 1° à 8°, 12° et 13° est ouvert à toute personne.

(1) L’accès en consultation au Registre des bénéficiaires effectifs des autorités et personnes visées aux articles 11 et 12 s’effectue par voie électronique selon des modalités d’accès fixées par règlement grand-ducal.

Les critères de recherche sont fixés par règlement grand-ducal.

(2) Le système informatique, par lequel l’accès au Registre des bénéficiaires effectifs des autorités visées à l’article 11 est opéré, doit être aménagé de sorte que l’accès aux fichiers soit sécurisé moyennant une authentification forte, que les informations relatives à la personne ayant procédé à la consultation, les informations consultées, la date, l’heure et la référence du dossier dans le cadre duquel la consultation a été effectuée, ainsi que le motif précis de la consultation puissent être retracés. Les données de journalisation doivent être conservées pendant un délai de cinq ans à partir de leur enregistrement, délai après lequel elles sont effacées.

(3) Aucune information sur une consultation des données par une autorité visée à l’article 11 ne peut être communiquée aux entités immatriculées ou aux bénéficiaires effectifs.

Le gestionnaire s’assure que la consultation de données du Registre des bénéficiaires effectifs est opérée sans en alerter l’entité immatriculée concernée ou ses bénéficiaires effectifs.

Le gestionnaire émet des extraits en format électronique ou en format papier comportant les informations visées à l’article 3 dans les conditions prévues aux articles 11 et 12.

(1) Une entité immatriculée ou un bénéficiaire effectif peuvent demander, au cas par cas et dans les circonstances exceptionnelles ci-après, sur la base d’une demande dûment motivée adressée au gestionnaire, de limiter l’accès aux informations visées à l’article 3 aux seules autorités nationales, aux établissements de crédit et aux établissements financiers ainsi qu’aux huissiers et aux notaires agissant en leur qualité d’officier public, lorsque cet accès exposerait le bénéficiaire effectif à un risque disproportionné, au risque de fraude, d’enlèvement, de chantage, d’extorsion, de harcèlement, de violence ou intimidation ou lorsque le bénéficiaire effectif est un mineur ou est autrement frappé d’incapacité.

(2) Le gestionnaire limite provisoirement l’accès aux informations visées à l’article 3 aux seules autorités nationales dès la réception de la demande jusqu’à la notification de sa décision, et, en cas de refus de la demande, pour une durée supplémentaire de quinze jours. En cas de recours contre une décision de refus, la limitation d’accès aux informations est maintenue jusqu’à ce que la décision de refus ne soit plus susceptible de voie de recours.

(3) Une limitation d’accès aux informations ne peut être accordée que pour la durée des circonstances qui la justifient sans dépasser une période maximale de trois ans. Elle peut être renouvelée par décision du gestionnaire, sur base d’une demande de renouvellement motivée de l’entité immatriculée ou du bénéficiaire effectif, adressée au gestionnaire au plus tard un mois avant la date d’expiration de la limitation.

(4) Un avis renseignant la limitation d’accès aux informations et la date de décision afférente, est publié au Registre des bénéficiaires effectifs par son gestionnaire.

(5) Tout intéressé qui entend contester une décision du gestionnaire prise en vertu des paragraphes 2 ou 3, peut introduire un recours conformément aux dispositions de l’article 7, paragraphe 3, contre cette décision dans un délai de 15 jours à compter de la publication de l’avis mentionné au paragraphe 4.

L’article 7, paragraphe 4 est applicable.

La rémunération du gestionnaire pour les coûts de fonctionnement et d’utilisation du registre des bénéficiaires effectifs est fixée par règlement grand-ducal dans la limite des coûts de fonctionnement et d’utilisation encourus.

(1) Tout bénéficiaire effectif d’une entité immatriculée, doit fournir à celle-ci les informations nécessaires pour qu’elle puisse satisfaire aux obligations lui incombant en vertu des articles 3, 4, 7 et 9.

(2) Les entités immatriculées doivent obtenir et conserver, au lieu de leur siège, les informations sur leurs bénéficiaires effectifs visées à l’article 3, ainsi que les pièces justificatives afférentes.

(3) Ces informations doivent être adéquates, exactes et actuelles.

(4) En cas de radiation du Registre de commerce et des sociétés suite à la dissolution d’une entité immatriculée, l’entité immatriculée doit désigner l’endroit où seront conservées les informations visées à l’article 3 ainsi que les pièces justificatives afférentes pendant cinq ans après la date de la radiation.

L'indication de l'endroit désigné est publiée au Recueil électronique des sociétés et associations, conformément aux dispositions du titre I, chapitre Vbis, de la loi modifiée du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises.

Les entités immatriculées doivent fournir aux autorités nationales, sur simple demande et dans les trois jours de cette demande, les informations visées à l’article 3 et les informations sur leur propriétaire.

Hormis les situations dans lesquelles l’accès aux informations a été limité conformément à l’article 15, les entités immatriculées doivent fournir sur demande motivée et dans les trois jours de cette demande, les informations visées à l’article 3, points 1° à 8°, 12° et 13°, et les informations sur leur propriétaire aux professionnels dans le cadre de l’exécution de leurs mesures de vigilance à l’égard de la clientèle conformément aux articles 3 à 3-3 de la loi modifiée du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme.

(1) Sera punie d’une amende de 1 250 euros à 1 250 000 euros l’entité immatriculée qui omet d’adresser endéans les délais visés à l’article 4, paragraphe 1er, alinéa 1er, et à l’article 7, paragraphe 4, une demande d’inscription au Registre des bénéficiaires effectifs aux fins de l’inscription de toutes les informations sur ses bénéficiaires effectifs visées à l’article 3 et de leurs modifications.

(2) Sera punie d’une amende de 1 250 euros à 1 250 000 euros l’entité immatriculée qui adresse sciemment une demande d’inscription au Registre des bénéficiaires effectifs aux fins de l’inscription des informations visées à l’article 3 qui sont inexactes, incomplètes ou non actuelles.

(1) Sera punie d’une amende de 1 250 euros à 1 250 000 euros l’entité immatriculée qui omet d’obtenir et de conserver, au lieu de son siège, toutes les informations sur ses bénéficiaires effectifs visées à l’article 3.

(2) Sera punie d’une amende de 1 250 euros à 1 250 000 euros l’entité immatriculée qui fournit sciemment aux autorités nationales mentionnées à l’article 18 ou aux professionnels mentionnés à l’article 19 les informations visées à l’article 3 qui sont inexactes ou non actuelles.

(3) Sera puni d’une amende de 1 250 euros à 1 250 000 euros le bénéficiaire effectif qui ne satisfait pas à son obligation prévue à l’article 17, paragraphe 1er.

L’article 10 de la loi modifiée du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises est complété par un point 4° qui prend la teneur suivante :le cas échéant, l’indication d’une mention supplémentaire prévue par la loi.

Après l’article 12 de la même loi sont insérés les articles 12bis et 12ter nouveaux suivants :Art. 12bis.Est également à communiquer le numéro d’identification national de toute personne physique inscrite au registre de commerce et des sociétés, tel que prévu par la loi modifiée du 19 juin 2013 relative à l’identification des personnes physiques.Les personnes physiques ne disposant pas d’un numéro d’identification tel que prévu par la loi modifiée du 19 juin 2013 relative à l’identification des personnes physiques, se voient allouer ce numéro d’identification conformément à l’article 1, paragraphe 2, alinéa 2 de la loi modifiée du 19 juin 2013 relative à l’identification des personnes physiques lors de leur inscription par le gestionnaire du registre de commerce et des sociétés.Art. 12ter.Les adresses luxembourgeoises précises à inscrire au registre de commerce et des sociétés, en application de la présente loi, mentionnent la localité, la rue, le numéro d’immeuble, figurant ou à communiquer au Registre national des localités et des rues, prévu par l’article 2, lettre g) de la loi modifiée du 25 juillet 2002 portant réorganisation de l’administration du cadastre et de la topographie, et le code postal.

L’article 22-1, alinéa 2, de la même loi, est modifié comme suit :Lorsqu’elle est électronique, cette signature doit être qualifiée au sens du règlement (UE) N° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE.

L’article 22-4 de la même loi est abrogé.

L’article 23 de la même loi est modifié comme suit :

1. et des frais de publication au Recueil électronique des sociétés et associations
2. et de frais de publication au Recueil électronique des sociétés et associations

Les entités immatriculées disposent d’un délai de six mois après l’entrée en vigueur de la présente loi pour se conformer aux dispositions de la loi.

L’accès en consultation peut être demandé à l’expiration de ce délai de six mois.

La référence à la présente loi se fait sous la forme suivante « loi du 13 janvier 2019 instituant un Registre des bénéficiaires effectifs ».

Les dispositions de la présente loi entrent en vigueur le premier jour du deuxième mois qui suit celui de sa publication au Journal officiel du Grand-Duché de Luxembourg.