Règlement grand-ducal du 27 octobre 2000 déterminant à l’Institut national d’administration publique - l’organisation de la commission de coordination, - la collaboration avec les administrations et établissements publics de l’Etat et - la collaboration avec le Ministère de l’Intérieur et les administrations et établissements publics des communes

I. Chaque administration et établissement public de l’Etat désigne un délégué à la formation en vue d’assurer la collaboration avec l’Institut national d’administration publique dénommé ci-après «l’Institut» dans le domaine de la formation pendant le stage et de la formation continue du personnel de l’Etat et des établissements publics de l’Etat.

Au sens des dispositions du présent règlement grand-ducal, l’administration gouvernementale sera représentée par un seul délégué à désigner par le Ministre ayant cette administration dans ses attributions.

II. Le collège des bourgmestre et échevins, le bureau du syndicat de communes respectivement le président de l’établissement public placé sous la surveillance des communes, désigne un fonctionnaire de son administration, qui assume la fonction de délégué à la formation.

A défaut d’un délégué à la formation désigné en vertu de l’alinéa 1er du présent paragraphe, la fonction visée est assumée par les secrétaires des communes et des établissements publics placés sous la surveillance des communes respectivement les secrétaires-rédacteurs des syndicats de communes.

III. Les délégués à la formation sont convoqués au moins une fois par an par l’Institut.

I. La commission de coordination prévue à l’article 12 de la loi du 15 juin 1999 portant organisation de l’Institut national d’administration publique est placée sous l’autorité de la commission administrative de l’Institut.

Elle est chargée:

• de coordonner les relations entre l’Institut et les administrations et établissements publics de l’Etat;
• de coordonner les relations entre l’Institut, le Ministère de l’Intérieur et les administrations et les établissements publics des communes:
• de coordonner les programmes de formation générale à l’Institut et les programmes de formation spéciale dans les administrations et établissements publics de l’Etat et des communes;
• d’analyser l’impact de la formation professionnelle dans les administrations de l’Etat et des communes;
• de faire des propositions en vue d’adapter la formation à l’évolution des technologies et des besoins des administrations de l’Etat et des communes;
• de promouvoir l’innovation et la recherche en matière de formation professionnelle dans l’administration publique.

II. La commission de coordination procède périodiquement, ensemble avec les chargés de cours, à une révision des programmes détaillés des matières à enseigner tant au niveau de la formation du personnel de l’Etat qu’au niveau de la formation du personnel des communes.

Elle peut également être chargée d’analyser les méthodes pédagogiques et didactiques mises en oeuvre à l’Institut. A cet effet, elle peut s’assurer le concours d’experts notamment du Ministère de l’Education nationale et de la Formation professionnelle.

III. La commission de coordination procède à la mise en compte de l’examen de fin de formation générale et de l’examen de fin de formation spéciale dans les conditions et suivants les modalités fixées aux articles 22 à 24 du règlement grand-ducal du 27 octobre 2000 déterminant l’organisation à l’Institut national d’administration publique de la division de la formation pendant le stage du personnel de l’Etat et des établissements publics de l’Etat et aux articles 22 à 24 du règlement grand-ducal du 27 octobre 2000 déterminant l’organisation à l’Institut national d’administration publique de la division de la formation pendant le stage du personnel des communes et des établissements publics des communes.

La commission comprend les membres permanents ci-dessous:

• le chargé de direction de l’Institut,
• deux fonctionnaires de l’Institut en charge respectivement de l’organisation de la formation pendant le stage et de la formation continue,
• un représentant du Ministre ayant dans ses attributions l’Institut,
• un représentant du Ministre de l’Intérieur,
• un représentant du Ministre ayant dans ses attributions la Sécurité sociale,
• un représentant du Ministre ayant dans ses attributions la Justice,
• un représentant du Ministre ayant dans ses attributions la Santé,
• un représentant du Ministre ayant dans ses attributions l’Education nationale,
• le délégué à la formation de l’Administration Gouvernementale,
• le délégué à la formation de l’Administration des Contributions,
• le délégué à la formation de l’Administration de l’Enregistrement,
• le délégué à la formation de l’Entreprise des P.et T.,
• le délégué à la formation de la Banque et Caisse d’Epargne de l’Etat,
• deux délégués de la Chambre des Fonctionnaires et Employés publics, dont un qui représente le secteur communal,
• un délégué du syndicat des Villes et Communes luxembourgeoises,
• loi du 24 décembre 1985
• quatre chargés de cours à l’Institut dont deux qui représentent les chargés de cours intervenant dans la formation générale du personnel de l’Etat et deux qui représentent les chargés de cours intervenant dans la formation générale du personnel communal.

Les membres de la commission sont nommés par le Ministre ayant dans ses attributions la Fonction publique pour des mandats renouvelables de trois années.

Le chargé de direction de l’Institut préside la commission. La commission désigne son vice-président. Le secrétariat de la commission est assuré par le secrétaire de l’Institut.

I. La commission se réunit à la demande de la commission administrative. Elle se réunit également à la demande écrite d’au moins sept de ses membres. Cette demande doit comporter un avis motivé au sujet du ou des points à mettre à l’ordre du jour.

II. Sauf en cas d’urgence, les convocations, accompagnées de l’ordre du jour, doivent parvenir aux membres au moins dix jours ouvrables avant la date de la réunion. L’ordre du jour est arrêté par le président.

III. Le président dirige les séances de la commission. En son absence, le vice-président assume ce rôle.

Les décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés. En cas d’égalité des voix, la voix du président est prépondérante.

IV. Les avis et les propositions de la commission sont transmis au président de la commission administrative.

Chaque membre peut rédiger un avis séparé qui est joint à l’avis de la commission.

La commission de coordination arrête son règlement d’ordre interne sous l’approbation du Ministre ayant dans ses attributions la Fonction publique.

V. Les membres de la commission, le secrétaire et le ou les experts ont droit à un jeton de présence dont le montant est fixé par le Gouvernement en Conseil.

La formation assurée à la division de la formation pendant le stage visée à l’article 6 (1) de la loi du 15 juin 1999 portant organisation de l’Institut national d’administration publique comprend une partie de formation générale organisée par l’Institut et une partie de formation spéciale organisée par les administrations et établissements publics.

I. Les cours de formation générale sont organisés selon les conditions et modalités prévues par le règlement grand-ducal du 27 octobre 2000 déterminant l’organisation à l’Institut national d’administration publique de la division de la formation pendant le stage du personnel de l’Etat et des établissements publics de l’Etat.

Ils se tiennent en principe à l’Institut.

II. Les horaires des cours de formation générale sont établis par l’Institut sur avis de la commission administrative prévue à l’article 18 de la loi du 19 juin 1999 portant organisation de l’Institut national d’administration publique.

Ils sont communiqués aux départements ministériels, aux administrations, aux établissements publics et aux stagiaires.

III. Les programmes détaillés des cours de formation générale sont élaborés par l’Institut en collaboration avec les chargés de cours et la commission de coordination et approuvés par le Ministre ayant dans ses attributions la Fonction publique. Ils sont publiés au Mémorial.

I. Les programmes de formation spéciale sont arrêtés par le ministre du ressort, le Ministre de la Fonction publique et de la Réforme administrative entendu en son avis. Ils sont publiés au Mémorial.

II. L’organisation de la formation spéciale est fixée par les chefs d’administration en tenant compte des besoins de formation spécifiques et par la prise en considération de l’horaire des cours de formation générale.

La formation spéciale est assurée au sein des administrations. Sur demande, les locaux de l’Institut peuvent être mis à la disposition des administrations et des établissements publics.

III. Les administrations et les établissements publics de l’Etat informent l’Institut de tous les aspects en relation avec leur formation spéciale, notamment en ce qui concerne le programme de la formation, la durée de la formation et l’organisation des examens de fin de formation spéciale.

La présence du stagiaire aux cours de formation générale est obligatoire, sauf s’il justifie être bénéficiaire de l’un des congés énumérés aux articles 28 à 31 de la loi modifiée du 16 avril 1979 fixant le statut général des fonctionnaires de l’Etat.

Par dérogation à la disposition qui précède, aucun congé de récréation ne peut être accordé au stagiaire pendant sa période de formation générale à l’Institut.

I. Sur demande du chef d’administration et pour des raisons exceptionnelles dûment motivées, une dispense tant de la fréquentation de certains cours de formation générale que de l’examen ou des examens correspondants peut être accordée au stagiaire par l’Institut, la commission administrative entendue en son avis.

II. Le stagiaire qui, à la suite d’un premier échec à l’examen de fin de formation générale à l’Institut doit se représenter à l’examen en question peut bénéficier d’une dispense de la fréquentation des cours de formation générale prévus au programme de l’examen de fin de formation générale.

La dispense est accordée sur demande du stagiaire par l’Institut et sur avis de l’administration ou de l’établissement public d’attache du stagiaire.

Le temps de formation tant générale que spéciale est considéré comme période d’activité de service.

I. Le programme des cours de formation continue en faveur du personnel de l’Etat et des établissements publics de l’Etat est établi par année civile.

Il est élaboré par l’Institut en collaboration avec les administrations et établissements publics de l’Etat.

II. Au cours de la première moitié de chaque année, l’Institut entreprend un recensement des besoins de formation continue pour l’année subséquente auprès des administrations et établissements publics de l’Etat.

A cet effet, les délégués à la formation visés à l’article 1er du présent règlement procèdent, ensemble avec les responsables des services de leur administration, à une analyse détaillée des besoins de formation continue existant et en informent l’Institut dans les délais impartis.

En vue de l’élaboration du programme de formation continue, le chargé de direction de l’Institut et les délégués à la formation peuvent se concerter, le cas échéant dans le cadre de la commission de coordination prévue à l’article 2 du présent règlement, sur toute question en relation avec les besoins déclarés.

Sur demande du ministre du ressort ou du chef d’administration, l’Institut peut établir ou faire établir un plan de formation pour l’administration ou l’établissement public concerné.

III. Le programme de formation continue est finalisé par l’Institut et soumis à la commission administrative pour approbation. Il est arrêté par le Ministre ayant dans ses attributions la Fonction publique.

IV. Lorsque des besoins de formation continue urgents surgissent en cours d’année, l’Institut peut organiser, en dehors du programme annuel, des cours de formation continue supplémentaires sur demande du chef d’administration et dans la limite des crédits budgétaires disponibles.

I. Le programme des cours de formation continue est publié au Mémorial et transmis aux départements ministériels, aux administrations et établissements publics de l’Etat.

II. Le délégué à la formation est chargé de porter à la connaissance du personnel de son administration ou de son établissement public toutes les informations relatives à l’organisation des séminaires de formation continue qui lui sont transmises par l’Institut.

I. La demande d’inscription aux cours de formation continue se fait en principe moyennant une formule spéciale établie par l’Institut.

II. L’inscription à un cours se fait conformément à l’article 40 paragraphe 4 du règlement grand-ducal modifié du 22 août 1985 fixant le régime des congés des fonctionnaires et employés de l’Etat.

III. La sélection des participants aux cours de formation continue est opérée soit par l’Institut en ce qui concerne les activités ouvertes à tous les administrations et établissements publics, soit par l’administration ou l’établissement public concerné en ce qui concerne les formations sur mesure organisées pour les agents de cette administration ou de cet établissement public.

La sélection tient compte notamment du niveau de la population ciblée et, le cas échéant, des demandes de priorité formulées par les chefs d’administration.

L’Institut ou, le cas échéant, l’administration ou l’établissement public informe les candidats sélectionnés ou refusés pour le séminaire en question. Une copie de cette information est transmise au délégué à la formation des administrations et établissements publics concernés.

Au cas où un agent ne peut pas participer à un cours pour lequel il a été sélectionné, il est tenu d’en aviser le délégué à la formation de son administration ou de son établissement public et l’Institut le plus tôt possible sous peine de se voir refuser la participation au prochain cours auquel il veut s’inscrire.

IV. L’agent qui, par une décision du chef d’administration ou de l’Institut s’est vu refuser l’accès à un séminaire de formation continue peut introduire un recours gracieux contre cette décision auprès de la commission administrative de l’Institut prévue à l’article 18 de la loi du 15 juin 1999 portant organisation de l’Institut national d’administration publique dans les trois jours qui suivent la notification du refus.

La commission administrative informe l’agent concerné de sa décision deux jours au moins avant le début du séminaire en question.

Les cours de formation continue peuvent se tenir soit à l’Institut, soit dans une administration, soit dans les locaux d’un organisme de formation privé.

Les agents participant à un séminaire de formation continue bénéficient d’un congé de formation individuel conformément à l’article 40 du règlement grand-ducal modifié du 22 août 1985 fixant le régime des congés des fonctionnaires et employés de l’Etat.

Les frais de route et de séjour sont à charge de l’administration ou de l’établissement public dont relève le fonctionnaire.

La formation assurée à la division de la formation pendant le service provisoire visée à l’article 6 (2) de la loi du 15 juin 1999 portant organisation de l’Institut national d’administration publique comprend une partie de formation générale organisée par l’Institut et une partie de formation spéciale organisée par le Ministère de l’Intérieur et les administrations et établissements publics des communes.

I. Les cours de formation générale sont organisés selon les conditions et modalités déterminées par le règlement grand-ducal du 27 octobre 2000 déterminant l’organisation à l’Institut national d’administration publique de la division de la formation pendant le stage du personnel des communes et des établissements publics des communes.

Ils se tiennent en principe à l’Institut.

II. Les horaires des cours de formation générale sont établis par l’Institut sur avis de la commission administrative prévue à l’article 18 de la loi du 15 juin 1999 portant organisation de l’Institut national d’administration publique.

Ils sont communiqués au Ministère de l’Intérieur, aux administrations communales, aux établissements publics des communes et aux fonctionnaires en service provisoire.

III. Les programmes détaillés des cours de formation générale sont élaborés par l’Institut en collaboration avec les chargés de cours et la commission de coordination et approuvés conjointement par le Ministre de l’Intérieur et par le Ministre ayant dans ses attributions la Fonction publique. Ils sont publiés au Mémorial.

I. Les programmes de formation spéciale sont établis par le Ministre de l’Intérieur en collaboration avec la commission centrale.

Ils sont publiés au Mémorial.

II. L’organisation de la formation spéciale est fixée par le Ministre de l’Intérieur en tenant compte des besoins de formation spécifiques des administrations et établissements publics des communes et par la prise en considération de l’horaire des cours de formation générale.

III. Le Ministère de l’Intérieur informe l’Institut de tous les aspects en relation avec la formation spéciale, notamment en ce qui concerne le programme de la formation, la durée de la formation et l’organisation des examens de fin de formation spéciale.

La présence du fonctionnaire en service provisoire aux cours de formation générale est obligatoire, sauf s’il justifie être bénéficiaire de l’un des congés énumérés aux articles 29 à 32 de la loi modifiée du 24 décembre 1985 fixant le statut général des fonctionnaires communaux.

Par dérogation à la disposition qui précède, aucun congé de récréation ne peut être accordé au fonctionnaire en service provisoire pendant sa période de formation générale à l’Institut.

I. Sur demande du Ministre de l’Intérieur et pour des raisons exceptionnelles dûment motivées, une dispense tant de la fréquentation de certains cours de formation générale que de l’examen ou des examens correspondants peut être accordée au fonctionnaire en service provisoire par l’Institut, la commission administrative entendue en son avis.

II. Le fonctionnaire en service provisoire qui, à la suite d’un premier échec à l’examen de fin de formation générale à l’Institut doit se représenter à l’examen en question peut bénéficier d’une dispense de la fréquentation des cours de formation générale prévus au programme de l’examen de fin de formation générale.

La dispense est accordée sur demande du fonctionnaire en service provisoire par l’Institut et sur avis de l’administration communale ou de l’établissement public des communes d’attache du fonctionnaire en service provisoire.

Le temps de formation tant générale que spéciale est considéré comme période d’activité de service.

I. Le programme des cours de formation continue en faveur du personnel des communes et des établissements publics des communes est établi par année civile.

Il est élaboré par l’Institut en collaboration avec le Ministère de l’Intérieur et les administrations et établissements publics des communes.

II. Au cours de la première moitié de chaque année, l’Institut entreprend ensemble avec le Ministère de l’Intérieur un recensement des besoins de formation continue pour l’année subséquente auprès des administrations et établissements publics des communes.

A cet effet, les délégués à la formation visés à l’article 1er du présent règlement procèdent, ensemble avec les responsables des services des administrations communales, à une analyse détaillée des besoins de formation continue existant et en informent l’Institut dans les délais impartis.

En vue de l’élaboration du programme de formation continue, le chargé de direction de l’Institut et les délégués à la formation peuvent se concerter, le cas échéant dans le cadre de la commission de coordination prévue à l’article 2 du présent règlement, sur toute question en relation avec les besoins déclarés.

Sur demande du Ministre de l’Intérieur, l’Institut peut établir ou faire établir un plan de formation pour les administrations communales ou établissements publics des communes.

III. Le programme de formation continue est finalisé par l’Institut et soumis à la commission administrative pour approbation. Il est arrêté conjointement par le Ministre de l’Intérieur et par le Ministre ayant dans ses attributions la Fonction publique.

IV. Lorsque des besoins de formation continue urgents surgissent en cours d’année, l’Institut peut organiser, en dehors du programme annuel, des cours de formation continue supplémentaires sur demande du Ministre de l’Intérieur.

I. Le programme des cours de formation continue est publié au Mémorial et transmis au Ministère de l’Intérieur et aux administrations communales.

II. Les délégués à la formation sont chargés de porter à la connaissance du personnel communal toutes les informations relatives à l’organisation des séminaires de formation continue qui leur sont transmises par l’Institut.

I. La demande d’inscription aux cours de formation continue se fait en principe moyennant une formule spéciale établie par l’Institut.

II. L’inscription à un cours de formation continue ne peut se faire qu’avec l’autorisation du collège échevinal respectivement du président d’un établissement public. L’agent fait parvenir sa demande au collège échevinal respectivement au président d’un établissement public qui apprécie le bien-fondé et examine si l’intérêt du service permet la participation de l’agent au cours en question.

Si le collège échevinal respectivement le président de l’établissement public estime que ces conditions ne sont pas remplies et s’il refuse la demande d’inscription, il doit en informer incessamment l’agent en indiquant les motifs du refus.

Au cours d’une année, le collège échevinal respectivement le président de l’établissement public peut refuser la demande d’inscription d’un même agent à deux reprises. Il est tenu d’accepter la troisième demande d’inscription sauf s’il est clairement établi que le sujet du séminaire ne présente aucun lien ni avec les missions dont est chargée l’administration, ni avec les fonctions exercées par l’agent.

L’autorité communale est tenue de garantir au fonctionnaire la possibilité de participer aux cours de formation continue exigés par les dispositions des articles 15. II, 17.III et 17.XI du règlement grand-ducal modifié du 4 avril 1964 portant assimilation des traitements des fonctionnaires des communes, syndicats de communes et établissements publics placés sous la surveillance des communes à ceux des fonctionnaires de l’Etat.

La demande d’inscription est transmise à l’Institut.

III. La sélection des participants aux cours de formation continue est opérée soit par l’Institut en ce qui concerne les activités ouvertes à tous les administrations communales et établissements publics des communes, soit par le Ministère de l’Intérieur ensemble avec l’administration communale ou l’établissement public communal concerné en ce qui concerne les formations sur mesure organisées pour les agents de cette administration ou de cet établissement public.

La sélection tient compte notamment du niveau de la population ciblée et, le cas échéant, des demandes de priorité formulées par l’autorité communale.

L’Institut ou, le cas échéant, le Ministère de l’Intérieur, informe les candidats sélectionnés ou refusés pour le séminaire en question. Une copie de cette information est transmise au délégué à la formation des administrations communales ou établissements publics des communes concernés.

Au cas où un agent ne peut pas participer à un cours pour lequel il a été sélectionné, il est tenu d’en aviser le délégué à la formation de son administration ou de son établissement public et l’Institut le plus tôt possible sous peine de se voir refuser la participation au prochain cours auquel il veut s’inscrire.

IV. L’agent qui, par une décision du collège des bourgmestre et échevins ou de l’Institut s’est vu refuser l’accès à un séminaire de formation continue peut introduire un recours gracieux contre cette décision auprès de la commission administrative de l’Institut prévue à l’article 18 de la loi du 15 juin 1999 portant organisation de l’Institut National d’Administration Publique dans les trois jours qui suivent la notification du refus.

La commission administrative informe l’agent concerné de sa décision deux jours au moins avant le début du séminaire en question.

Les cours de formation continue peuvent se tenir soit à l’Institut, soit dans les locaux d’une administration de l’Etat ou d’une administration communale, soit dans les salles d’instruction d’un organisme de formation privé.

Les agents participant à un séminaire de formation continue bénéficient d’une dispense de service pour toute la durée du séminaire. La présence aux cours est considérée comme période d’activité de service.

Les frais de route et de séjour sont à charge de l’administration communale ou l’établissement public des communes dont relève le fonctionnaire.

Le règlement grand-ducal modifié du 20 juin 1983 déterminant le mode de collaboration entre l’Institut national d’administration publique et les administrations est abrogé avec effet au 1er novembre 2000.

Le présent règlement entre en vigueur avec effet au 1er novembre 2000.

Toutefois, les articles 12 à 15 et 22 à 25 ne sortent leur effet qu’au 1er janvier 2001.

Les Membres du Gouvernement sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’exécution du présent règlement qui sera publié au Mémorial.